Rutiner for ivaretakelse av arkivfaglige hensyn ved kjøp av elektroniske informasjonssytemer

Landbruksdirektoratet anskaffer i liten grad informasjonsystemer som hyllevare og utvikler i stor grad systemene selv. Vi benytter bl.a. følgende systemer: Rekrutteringsportal, anskaffelsesverktøy og kontorstøttesystemer. Vi har gode dokumentbehandlingsrutiner for rekruttering og anskaffelser og ble involvert da rutiner skulle utarbeides. I oppfølgingen av denne rutinen er vi avhengig av at de som anskaffer systemet involverer arkivet og at arkivet er informert. Dette sikres gjennom at arkivet er representert i ledergruppa og får informasjon gjennom budsjett- og virksomhetsstyringsprosesser.

Prosjektdeltakelse

Arkivmedarbeidere deltar i prosjekter hvor det blir utviklet fagsystemer, for å ivareta arkivfaglige hensyn og sikre at bevaringsverdig informasjon ikke går tapt. Vi har størst rolle i prosjekter med utvikling av fagsystemer  som er integrert med arkivsystemet, men vi blir også involvert i utvikling av systemer som ikke er integrert med arkivsystemet. Deltakelse i disse prosjektene kommer på initiativ fra IKT eller systemeiere, men forutsetter at arkivet har kjennskap til digitaliseringsplaner og ressursplanlegging i direktoratet.

Risikovurderinger

Som et ledd i risikostyringen i Landbruksdirektoratet foretar vi årlige risikovurderinger av dokumentbehandlingen i direktoratet. Vi vil også aktivt bruke arkivplanen i risikovurderingene.